A análise de dados sempre foi fundamental no dia a dia das empresas, mesmo antes do uso de poderosas ferramentas de Big Data. Contudo, muitos gestores de negócios esquecem da importância de cuidar de suas bases de informações, garantindo que elas sejam confiáveis. É por isso que precisamos falar de saneamento de cadastros.
O saneamento de cadastro é uma exigência do SPED, iniciativa que tem como objetivo a digitalização de processos fiscais e contábeis e é usada pelos governos municipais, estaduais e pelo governo federal no acompanhamento dessas informações.
No entanto, a necessidade do saneamento vai além da obrigação do SPED, pois também se torna a solução para as centrais de cadastros das empresas.
Toda empresa tem uma base cadastral com dados dos seus clientes, fornecedores e até materiais, que é usada por diferentes setores, como compras, comercial, marketing, contabilidade e entre outros.
Quando esses dados cadastrados estão incorretos, os departamentos se deparam com dificuldades para desempenharem suas atividades, impactando no fluxo de suas demandas e processos internos.
Empresas maiores ou com mais anos de mercado, que possuem uma grande base de clientes, necessitam de um sistema de saneamento de cadastros de qualidade, caso contrário, lidarão com dados falhos que resultará em uma série de problemas sequenciais.
Um outro exemplo é a base de fornecedores. Localizar o fornecedor certo, gerenciar corretamente os orçamentos, bem como contratos e notas, se torna mais fácil e ágil quando os cadastros destes estão saneados.
A consulta na base de itens, materiais e produtos também tem seu processo otimizado com o saneamento de cadastros, facilitando o trabalho do profissional de compras e os controles de estoque.
O primeiro passo para conseguir realizar o saneamento de cadastros é tendo acesso à base de dados. Normalmente, é nesse primeiro momento que algumas empresas percebem que existe um grave problema: o armazenamento inadequado das informações.
Seja pela falta de um backup ou pela dificuldade do acesso, encontrar registros mais antigos acaba se tornando um problema para o time de TI.
Identificada a base, é hora de buscar validar esses registros, verificando se os dados registrados estão corretos ou se precisará que seja realizado ajustes ou melhorias nos mesmos. É muito comum a empresa se deparar com sua lista de fornecedores completamente obsoleta, os cadastros de clientes com várias incoerências ou até mesmo com diversos material e itens duplicados.
Uma forma de enriquecer esses dados é agregando mídias, como fotos ou arquivos digitais, contratos e notas fiscais. Com esses dados, a pessoa que tiver acesso a base consegue encontrar mais do que uma linha preenchida em uma planilha, mas sim um detalhamento no cadastro mais completo, auxiliando dessa forma na rotina de trabalho.
Contudo, é importante ressaltar a possibilidade de muitos cadastros se mostrem inutilizáveis, o que é bem comum. Limpar essa base de dados é de grande importância, pois apresenta à empresa informações concretas do cenário de cadastros de clientes, fornecedores e produtos, ajudando os gestores a realizarem ações e tomarem decisões com base nessa realidade mais assertiva.
Primeiramente, um erro comum é não automatizar essa tarefa, ou automatizá-la de forma inadequada devido ao grande volume de dados, se tornando impossível fazer o saneamento de cadastros usando apenas meios convencionais como planilhas.
Sendo assim, portanto, é necessário um sistema que consiga adicionar novos dados à base de cadastro automaticamente, por isso a importância de investir em soluções que possam ou já estejam integrados a outros sistemas usados pela empresa.
Ademais, a limpeza dos dados incoerentes precisa ser criteriosa, garantindo que os registros estejam em conformidade com as necessidades da companhia e com as exigências legais dos órgãos que fiscalizam essas informações.
Outro erro é subestimar a segurança e a proteção dessas informações. Dados pessoais ou sensíveis são de responsabilidade da empresa, que poderá ser acionada judicialmente em caso de vazamentos que afetem ou prejudiquem os usuários.
A necessidade de um sistema de backup automatizado também é importante, impedindo que a empresa perca essas informações em caso de falhas em seus computadores ou sistemas. Por isso, internalizar o processo de ajuste do saneamento de cadastros pode ser um grave erro. A falta de conhecimento e/ou experiência nessa tarefa tende a ser pouco eficaz e levar muito tempo para a conclusão em um processo de saneamento interno.
Outra possibilidade é criar fluxos pouco eficientes que, na prática, não ajudam a gerenciar os dados de forma eficiente, retornando aos mesmos problemas e incorreções posteriormente. Dessa forma, o ideal é terceirizar o serviço, contratando empresas especializadas em saneamento de cadastros, e posteriormente a contração de soluções que mantenham a governança destes cadastros.
A falta de cuidado com o saneamento de cadastros pode levar o setor de contabilidade, por exemplo, a cometer erros relacionados à emissão de notas e gerenciamento desses documentos, aumentando a incidência de retrabalho, prolongando a conclusão das tarefas, depositando esforços desnecessários nas atividades, e entregando resultados pouco confiáveis.
Conforme já citamos, o saneamento de cadastros é uma exigência para o SPED, então, falhas no gerenciamento desses dados podem prejudicar as entregas das obrigações fiscais da empresa, gerando atrasos e multas.
Além disso, sem uma base de dados adequada, a empresa fica refém de informações incorretas e incompletas, sendo impedida de fazer análises a partir desses cadastros, e incapaz de obter insights que poderiam ser úteis na elaboração de novas estratégias.
É importante ter em mente que o saneamento de cadastros deve seguir boas práticas de governança, pois como vimos, esse processo impacta uma necessidade contábil dentro das empresas, por exemplo. Sendo assim, deve ser realizado obedecendo às boas práticas de governança exigidas pelos órgãos fiscalizadores.
O mesmo processo exige também soluções eficientes, adequadas à análise de dados das empresas, cada vez mais complexas, com o avanço das possibilidades de uso de tecnologias relacionadas.
É por isso que grandes empresas escolhem a akquinet Brasil e seus parceiros para ajudá-las na hora de aperfeiçoar o saneamento e governança de cadastros de clientes, fornecedores, materiais, entre outros dados.
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