Toda empresa gera um fluxo imenso de informações. Um exemplo desse fluxo é o processo de cadastro de Fornecedores em empresas de grande porte, os quais precisam que seus dados sejam devidamente organizados e armazenados. Se estas informações estiverem inseridas incorretamente, diversos processos internos serão prejudicados, como entrada de Notas Fiscais, Gestão de Estoque e Pedidos, BID, entre outros.
Outra situação é se a empresa recorrer apenas ao uso de planilhas, sem um sistema apropriado para gerenciar e otimizar esse fluxo de cadastros. Neste caso, poderá resultar em dificuldades de acesso às informações e acarretar diversas falhas e/ou perdas de dados.
Em vista disso, o ideal é que a gestão destes cadastros seja realizado de forma formal e automatizada.
De forma a prevenir esse tipo de transtorno e pensando na melhor gestão de cadastro, listamos abaixo alguns cuidados essenciais para o gerenciamento adequado do cadastro de fornecedores em grandes empresas:
Workflows, em resumo, são fluxos de trabalho automatizados. Essa estratégia de gestão de dados facilita a troca de informações entre setores que podem se beneficiar do trabalho conjunto e de informações com a mesma fonte.
Dessa forma, quando falamos do processo de cadastro de fornecedores em empresas de grande porte, é comum estarem envolvidos nesse fluxo diversos departamentos que precisarão passar por essas informações ou ter acesso a elas para desenvolver os trabalhos junto desses fornecedores.
A começar, pelo departamento Compras, por exemplo. Ele precisa ser informado sobre a contratação para avaliar a viabilidade ou não desse contrato. Depois, o departamento jurídico precisa validar as informações e se tudo está de acordo com as normas de Compliance da empresa. Por fim, o setor que se beneficiará diretamente do trabalho prestado.
Toda a gestão desse processo, começando pela busca por fornecedores até o pagamento, pode ser feita usando um sistema de workflow.
Alguns modelos de documentos, como contratos e guias de trabalho, podem ser padronizados, já que não exigem personalização. Deste modo, a contratação dos fornecedores vem a acontecer de forma mais rápida e ágil, além de reduzir a burocracia envolvida no processo.
Quanto o assunto é cadastro, especialmente Fornecedores, é importante ter um único cadastro para toda a organização. Geralmente em empresas de grande e médio porte existem diversos sistemas que possuem cadastros de Fornecedores, por exemplo, ERPs e Portais de Compras. O cadastro do Fornecedor deve ser único em todos os sistemas (Golden Record) com informações sincronizadas e atualizadas.
A relação com os fornecedores precisa ser harmoniosa e transparente, de modo que haja respeito e confiança mútua por ambas as partes.
Para que isso aconteça, é importante haver um padrão na comunicação utilizada com os parceiros onde esses valores estejam sempre presentes e postos em prática.
Outro ponto a ser destacado é a importância de ter um canal centralizado para abertura de solicitações pelo Fornecedor para ajustes em seu cadastro, reclamações ou pedidos em geral (sobre pagamentos, entregas, etc.).
O cadastro de fornecedores carrega uma grande responsabilidade para a economia da empresa a qual é muitas vezes passada em branco por muitos gestores: contratar o fornecedor certo é uma forma de investir no empreendimento.
Sendo assim, o contratante deve estar atento para escolher o fornecedor que irá oferecer e entregar o melhor custo-benefício. Neste caso, é importante frisar que nem sempre a opção mais barata será a mais econômica, pois havendo a falta de qualidade pode gerar retrabalhos, tempo perdido, prejuízos financeiros, prejuízos de imagem e entre outros problemas.
Alguns fornecedores assumem processos inteiros e prolongados, e que geram um peso muito grande no desempenho do negócio.
Sendo assim, o departamento de compras ou o setor responsável pela contratação, deve avaliar com muito cuidado a capacidade da empresa contratada e se poderá entregar o que prometeu. Além de manter suas próprias operações ativas e com o pagamento de seus funcionários em dia.
A reputação de uma marca no mercado é o seu maior ativo. Empresas levam anos para construir a sua imagem e seu posicionamento, e mesmo ela sendo boa ou ruim, nenhuma reputação nasce da noite para o dia.
Logicamente, há reclamações que são infundadas, outras que foram fruto de falhas na comunicação ou de expectativas elevadas e frustradas. Por isso, é necessário ser realista ao avaliar a reputação de um parceiro. Tenha em mente a pesquisa de indicações, comentários e feedbacks de outros clientes para colocar na balança. E se no fim o número de detratores for muito elevado, pode ser que esse fornecedor deva ficar de fora da sua lista de negócios.
Trabalhar com parceiros inovadores pode ajudar a sua empresa a ter mais eficiência em seus processos e engajar um progresso constante internamente, agregando para o desenvolvimento e crescimento da organização. Portanto priorize entender mais sobre os valores e objetivos de seus fornecedores durante o processo de busca, se estes possuem a sede de conhecimento e inovação em seu DNA e se estão conectados com os propósitos da sua empresa.
O cadastro de fornecedores, como já mencionado, não deve ser realizado de forma informal, recorrendo a planilhas ou anotações. Isso faz com que as contratações sejam feitas de maneira descuidada, com ruídos de comunicação e gerando prejuízos diversos, como contratações inadequadas, falhas de pagamento, riscos para a sua empresa, entre outros exemplos.
Quando há o uso da tecnologia a favor da empresa, as contratações acontecem de forma mais segura, rápida, eficiente e transparente. É por isso que a gestão de cadastros dos fornecedores necessita de uma solução que entregue esse processo automatizado.
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