Previna possíveis erros, garantindo a qualidade dos seus cadastros e operações
A qualidade dos dados mestres no SAP pode ser um fator determinante para o sucesso das operações de uma empresa. Informações inconsistentes, duplicadas ou incompletas podem gerar impactos operacionais, financeiros e estratégicos.
Mas, afinal, quais são os maiores desafios enfrentados nos cadastros do SAP e como solucioná-los de forma eficiente?
1. Processos e Regras de Negócio mal definidos
Ter processos pouco estruturados e regras de negócio inconsistentes no SAP pode gerar um efeito cascata de problemas. Quando não há critérios claros para a criação e atualização de cadastros, cada equipe pode agir de forma diferente, resultando em dados duplicados, incorretos ou conflitantes. Isso compromete não só a qualidade da informação, mas também a eficiência operacional, aumentando retrabalho e dificultando a tomada de decisão.
Solução: Mapear processos, áreas de negócio e as pessoas envolvidas, e suas respectivas regras. Realize isso, juntamente com entrevistas junto de quem participa do processo.
Exemplo de levantamento de processo utilizando BPMN:
Exemplo de como mapear Regras de Negócio:
2. Duplicidade de Registros
A duplicidade de cadastros de materiais, fornecedores e clientes gera confusão, aumenta custos e compromete a qualidade dos processos. Isso acontece, muitas vezes, devido à ausência de regras claras para a criação de novos registros com padronização e à falta de ferramentas automatizadas que evitam redundâncias.
Solução: Implementar um sistema de governança de cadastros que permita a verificação de duplicidade através de regras de negócio alinhas a necessidade de seu negócio. Existem alguns padrões de mercado, porém podem existir especificidades relacionadas ao seu negócio e elas devem ser respeitadas. Exemplo de verificações:
- Método de PDM (Padrão de Descrição de Materiais) para Materiais, Produtos e até para Serviços (PDS);
- Verificação de CNPJ e CPF para Parceiros nacionais;
- Verificação de NIF para Parceiros estrangeiros (não cobre todos os casos).
- Entre outros.
3. Informações Incompletas ou Inconsistentes
Campos importantes deixados em branco ou preenchidos incorretamente podem prejudicar desde processos logísticos até a geração de relatórios estratégicos. A falta de padronização nos cadastros também leva a erros operacionais.
Solução: um sistema de MDM a nível mundial, através de regras de negócio, evitará que sejam cadastrados materiais, produtos, parceiros ou qualquer outro dado mestre, com informações faltantes. Além das regras, podem ser inseridos robôs para enriquecimento e validação de dados.
4. Falta de Governança e Controle
Sem um fluxo de aprovação bem definido, qualquer usuário pode criar ou modificar cadastros, o que abre espaço para erros e até fraudes. A governança desses dados é essencial para garantir confiabilidade e segurança nas informações
Solução: Implementar um processo robusto de aprovação e rastreamento de mudanças. Um sistema para governança de cadastros deve permitir a implementação de workflows (fluxos de trabalho) para garantir que todas as áreas responsáveis sejam envolvidas no momento certo. Deve também prover informações de onde, com quem, desde quando e o porquê a atividade de cadastro está parada. Isto é o básico.
5. Dificuldade na Integração com Outros Sistemas
Cadastros desalinhados entre diferentes sistemas dificultam a automação de processos e prejudicam a visão unificada da empresa. Sem essa integração, as informações precisam ser ajustadas manualmente, o que gera tempo gasto desnecessário e possíveis retrabalhos. Em muitos casos o mesmo CNPJ está de uma forma no sistema X e de outra no sistema Y, o que gera problemas no recebimento, emissão de notas fiscais e muitos outros processos de negócio.
Solução: se as informações de cadastros estão espalhadas em diversos sistema de sua empresa, aqui você necessitará de um sistema de MDM. Os MDMs tem a função de centralizar os dados – criar o Golden Record (única versão da verdade), além de consolidar informações fazendo a Distribuição dos Dados (Data Integration Tools) e a sua Sincronização (Data Matching and Merging Tools).
6. Baixa Qualidade dos Dados ao Longo do Tempo
Mesmo que um cadastro tenha sido criado corretamente, ao longo do tempo ele pode se tornar obsoleto, inconsistente ou até mesmo perder a validade quando não há uma gestão eficiente e constante. A falta de atualização contínua pode comprometer a confiabilidade das informações desses dados.
Solução: adotar um sistema que realize o processo de monitoramento dos cadastros baseado em regras de negócios aderentes a sua empresa. Exemplos de monitoramentos aplicáveis:
- NCM dos materiais e produtos – NCMs são incluídos e retirados da TIPI constantemente;
- Catálogo de Produtos da DUIMP – atributos são incluídos e retirados pela Receita Federal constantemente;
- Situação cadastral de Parceiros (CNPJ, CPF) em órgãos públicos como Receita Federal, Sintegra, Suframa, etc;
- Endereço dos Parceiros – o que pode impactar em entregas erradas e outros problemas como emissão de Nota Fiscal.
- Entre outros tantos.
A melhor solução
Os problemas nos cadastros do SAP são mais comuns do que se imagina, principalmente dentro de grandes empresas, mas felizmente há soluções eficientes para evitá-los. Com uma ferramenta especializada para SAP como o MDM+ BRO, sua empresa pode transformar a gestão de cadastros em um processo prático, ágil e automatizado, garantindo confiabilidade, simplificação, qualidade e consistência.
