Entenda como otimizar o processo de cadastro de fornecedores e fazer uma gestão de dados formal e automatizada.
Toda empresa gera um fluxo imenso de informações. Um exemplo desse fluxo é o processo de cadastro de Fornecedores em empresas de grande porte, os quais precisam que seus dados sejam devidamente organizados e armazenados. Se estas informações estiverem inseridas incorretamente, diversos processos internos serão prejudicados, como entrada de Notas Fiscais, Gestão de Estoque e Pedidos, BID, entre outros.
Outra situação é se a empresa recorrer apenas ao uso de planilhas, sem um sistema apropriado para gerenciar e otimizar esse fluxo de cadastros. Neste caso, poderá resultar em dificuldades de acesso às informações e acarretar diversas falhas e/ou perdas de dados.
Em vista disso, o ideal é que a gestão destes cadastros seja realizado de forma formal e automatizada.
De forma a prevenir esse tipo de transtorno e pensando na melhor gestão de cadastro, listamos abaixo alguns cuidados essenciais para o gerenciamento adequado do cadastro de fornecedores em grandes empresas:
1. Utilizar workflows para gestão de cadastro de fornecedores
Workflows, em resumo, são fluxos de trabalho automatizados. Essa estratégia de gestão de dados facilita a troca de informações entre setores que podem se beneficiar do trabalho conjunto e de informações com a mesma fonte.
Dessa forma, quando falamos do processo de cadastro de fornecedores em empresas de grande porte, é comum estarem envolvidos nesse fluxo diversos departamentos que precisarão passar por essas informações ou ter acesso a elas para desenvolver os trabalhos junto desses fornecedores.
A começar, pelo departamento Compras, por exemplo. Ele precisa ser informado sobre a contratação para avaliar a viabilidade ou não desse contrato. Depois, o departamento jurídico precisa validar as informações e se tudo está de acordo com as normas de Compliance da empresa. Por fim, o setor que se beneficiará diretamente do trabalho prestado.
Toda a gestão desse processo, começando pela busca por fornecedores até o pagamento, pode ser feita usando um sistema de workflow.
2. Ter modelos prontos/templates
Alguns modelos de documentos, como contratos e guias de trabalho, podem ser padronizados, já que não exigem personalização. Deste modo, a contratação dos fornecedores vem a acontecer de forma mais rápida e ágil, além de reduzir a burocracia envolvida no processo.
3. Organizar e centralizar dados
Quanto o assunto é cadastro, especialmente Fornecedores, é importante ter um único cadastro para toda a organização. Geralmente em empresas de grande e médio porte existem diversos sistemas que possuem cadastros de Fornecedores, por exemplo, ERPs e Portais de Compras. O cadastro do Fornecedor deve ser único em todos os sistemas (Golden Record) com informações sincronizadas e atualizadas.
4. Ter bom relacionamento com fornecedores
A relação com os fornecedores precisa ser harmoniosa e transparente, de modo que haja respeito e confiança mútua por ambas as partes.
Para que isso aconteça, é importante haver um padrão na comunicação utilizada com os parceiros onde esses valores estejam sempre presentes e postos em prática.
Outro ponto a ser destacado é a importância de ter um canal centralizado para abertura de solicitações pelo Fornecedor para ajustes em seu cadastro, reclamações ou pedidos em geral (sobre pagamentos, entregas, etc.).
5. Fazer compras com mais inteligência
O cadastro de fornecedores carrega uma grande responsabilidade para a economia da empresa a qual é muitas vezes passada em branco por muitos gestores: contratar o fornecedor certo é uma forma de investir no empreendimento.
Sendo assim, o contratante deve estar atento para escolher o fornecedor que irá oferecer e entregar o melhor custo-benefício. Neste caso, é importante frisar que nem sempre a opção mais barata será a mais econômica, pois havendo a falta de qualidade pode gerar retrabalhos, tempo perdido, prejuízos financeiros, prejuízos de imagem e entre outros problemas.
6. Verificar a saúde financeira do fornecedor
Alguns fornecedores assumem processos inteiros e prolongados, e que geram um peso muito grande no desempenho do negócio.
Sendo assim, o departamento de compras ou o setor responsável pela contratação, deve avaliar com muito cuidado a capacidade da empresa contratada e se poderá entregar o que prometeu. Além de manter suas próprias operações ativas e com o pagamento de seus funcionários em dia.
7. Avaliar a reputação da empresa contratada
A reputação de uma marca no mercado é o seu maior ativo. Empresas levam anos para construir a sua imagem e seu posicionamento, e mesmo ela sendo boa ou ruim, nenhuma reputação nasce da noite para o dia.
Logicamente, há reclamações que são infundadas, outras que foram fruto de falhas na comunicação ou de expectativas elevadas e frustradas. Por isso, é necessário ser realista ao avaliar a reputação de um parceiro. Tenha em mente a pesquisa de indicações, comentários e feedbacks de outros clientes para colocar na balança. E se no fim o número de detratores for muito elevado, pode ser que esse fornecedor deva ficar de fora da sua lista de negócios.
8. Medir o quanto o fornecedor é inovador
Trabalhar com parceiros inovadores pode ajudar a sua empresa a ter mais eficiência em seus processos e engajar um progresso constante internamente, agregando para o desenvolvimento e crescimento da organização. Portanto priorize entender mais sobre os valores e objetivos de seus fornecedores durante o processo de busca, se estes possuem a sede de conhecimento e inovação em seu DNA e se estão conectados com os propósitos da sua empresa.
9. Usar ferramentas de tecnologia para uma gestão de cadastro de fornecedores em grandes empresas
O cadastro de fornecedores, como já mencionado, não deve ser realizado de forma informal, recorrendo a planilhas ou anotações. Isso faz com que as contratações sejam feitas de maneira descuidada, com ruídos de comunicação e gerando prejuízos diversos, como contratações inadequadas, falhas de pagamento, riscos para a sua empresa, entre outros exemplos.
Quando há o uso da tecnologia a favor da empresa, as contratações acontecem de forma mais segura, rápida, eficiente e transparente. É por isso que a gestão de cadastros dos fornecedores necessita de uma solução que entregue esse processo automatizado.
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