Da prevenção à inteligência de dados: como a verificação de duplicidades e similaridades transforma a qualidade da base de materiais e fortalece a governança.
Nos últimos anos, evoluímos significativamente nossas ferramentas de pesquisa de materiais. Isso, sem dúvida, proporciona aos usuários uma maior capacidade de encontrar o que necessitam em grandes bases de dados.
No entanto, sabemos que, no calor da operação, nem mesmo a melhor ferramenta de pesquisa garante que um usuário não tente solicitar um material idêntico a um já existente na base (duplicado) ou ainda um material muito similar que poderia ser utilizado naquela situação.
Neste texto, não exploraremos as consequências da existência de materiais duplicados em uma base. Em vez disso, apresentaremos algumas soluções interessantes implementadas em nossa comunidade de clientes no que diz respeito à verificação de duplicidades e similaridades.
Facilitando a Vida do Solicitante nos Processos de Criação e Modificação
É bastante comum, em nossa comunidade de clientes que utilizam PDMs em seus processos de criação, a ativação de funcionalidades de verificação de duplicidade e similaridade durante o preenchimento dos formulários.
O objetivo é adicionar uma camada extra de proteção à base de dados e oferecer suporte ao solicitante — especialmente quando ele não encontrou o que procurava na ferramenta de pesquisa ou sequer realizou a busca.
Ao solicitar um novo material ou modificar a classificação de um material existente, a solução exibe possíveis duplicados ou itens similares encontrados:
Além disso, o sistema permite a comparação detalhada das características desses materiais, auxiliando na tomada de decisão:
Por fim, o solicitante pode optar por:
- continuar com a solicitação de um novo material; ou
- utilizar um material já existente na base.
Importante: é uma boa prática impedir, de forma sistêmica, a criação de duplicidades, mesmo que o solicitante opte por seguir com a nova solicitação.
Verificações Especiais
Além das soluções mais tradicionais citadas acima, também é possível implementar abordagens mais avançadas, que identificam duplicidades ou similaridades mesmo quando o usuário seleciona um PDM incorreto. Alguns exemplos:
- Validação por Part Number/Fabricante:
Para clientes que utilizam essas informações no PDM, é possível verificar se o mesmo Part Number já está vinculado a um material existente em outro PDM.
Exemplo: o solicitante inicia o cadastro de um novo material no PDM genérico “Peças de reposição”, com a descrição “VÁLVULA DIRECIONAL 5-3WE10A5X/EG24K4/CM R901158858 REXROTH”. Ao preencher o campo “Part Number”, a solução identifica que esse mesmo código já está associado a um material no PDM “Válvula direcional”, permitindo ao usuário avaliar se o item existente já atende à necessidade mesmo em PDM divergente.
- Busca cruzada entre PDMs com características comuns:
Quando uma mesma característica é reutilizada em diferentes PDMs, é possível realizar buscas cruzadas.
Exemplo: ao cadastrar um material no PDM “Rolamento de rolos”, após informar características como “Diâmetro interno”, “Diâmetro externo” e “Material”, o sistema identifica um item similar no PDM “Rolamento de esferas”. Isso permite ao solicitante revisar a escolha do PDM ou considerar o uso do material já existente.
Monitorando a Dimensão “Unicidade” da Base de Materiais
Além de reforçar as proteções e facilitar os processos de criação e modificação, essa solução também pode ser utilizada para monitorar a dimensão de “unicidade” (uniqueness, conforme a ISO 8000) dentro do tema de qualidade de dados.
Isso é possível porque a solução permite comparar toda a base de materiais com ela mesma, identificando duplicados e similares com um percentual mínimo de similaridade configurável.
Exemplo: buscar materiais da classe “Alicate de corte” que sejam pelo menos 80% similares entre si ou totalmente duplicados:
- Um caso de duplicidade: o material 2364 é 100% idêntico ao material 2365;
- Um caso de similaridade: o material 2341 apresenta 80% de similaridade com o material 2379.
Uma ação comum a partir desse tipo de análise é revisar todos os itens considerados 100% iguais, definindo qual deve permanecer na base e qual deve ser eliminado.
Conclusão
Mais do que um controle operacional, a verificação de duplicidades e similaridades é um elemento-chave dentro da estratégia de qualidade de dados, especialmente no que se refere à dimensão de unicidade.
Por isso, cada vez mais vemos na nossa comunidade a evolução para soluções que apoiam o usuário no momento certo — prevenindo duplicidades, sugerindo alternativas e tornando o processo mais fluido.
Ao incorporar essas soluções nos processos, as organizações fortalecem a governança da informação e reduzem riscos associados à redundância e inconsistência de dados.
O resultado é uma base mais confiável, que sustenta decisões melhores e processos mais eficientes.
*Nota: As soluções aqui exemplificadas podem ser utilizadas nas versões SAP ECC (>= EHP8) até última release do S/4 Hana nas interfaces do SAP Gui e/ou SAP Fiori.