Alterações no regime tributário podem afetar retenções, créditos e obrigações fiscais — e precisam ser monitoradas de forma contínua.
A correta gestão cadastral e tributária dos fornecedores é um fator crítico para a mitigação de riscos fiscais. Um dos pontos que merece atenção constante é a opção pelo regime do Simples Nacional, pois alterações nesse enquadramento impactam diretamente retenções de tributos, direito a crédito, conformidade fiscal das operações e por fim, nos custos totais da contratação desse parceiro.
Nesse contexto, o monitoramento contínuo dos optantes pelo Simples Nacional deixa de ser apenas uma boa prática e passa a ser uma necessidade operacional e de compliance.
O que é o Simples Nacional
O Simples Nacional é um regime tributário diferenciado, aplicável a microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP), que unifica a arrecadação de diversos tributos federais (PIS, COFINS, IRPJ, CSLL, IPI e no futuro CBS e IBS), estaduais (ICMS) e municipais (ISSQN) por meio de um único documento de arrecadação (DAS).
A adesão ao regime traz simplificação tributária, porém impõe regras claras de entrada, permanência e exclusão, que precisam ser observadas tanto pelas empresas optantes quanto por seus parceiros comerciais.
Quando é possível optar pelo Simples Nacional
A opção pelo Simples Nacional ocorre, geralmente, em janeiro de cada ano, com prazo final em 31 de janeiro. Nesse período, a empresa pode:
- Solicitar a entrada no regime;
- Manter-se como optante;
- Migrar para outro regime tributário, caso não atenda mais aos requisitos;
Empresas em início de atividade também podem optar pelo Simples em prazos específicos após o registro, desde que cumpram todas as condições legais.
Atos que podem excluir uma empresa do Simples Nacional
Uma empresa pode ser excluída do Simples Nacional por diversos motivos, entre eles:
- Excesso de faturamento acima do limite legal;
- Exercício de atividades vedadas ao regime;
- Alteração do CNAE para atividade não permitida;
- Débitos tributários não regularizados;
- Irregularidades cadastrais junto à Receita Federal ou fiscos estaduais/municipais;
- Descumprimento de obrigações acessórias;
Quando a exclusão do Simples ocorre
Diferente da opção anual, a exclusão pode ocorrer a qualquer momento do ano, dependendo do motivo:
- Exclusão retroativa, em casos mais graves;
- Exclusão a partir do mês seguinte ao evento;
- Exclusão a partir de janeiro do ano seguinte, em algumas situações específicas;
Isso significa que um fornecedor pode deixar de ser optante em qualquer momento do ano, sem que a empresa contratante perceba imediatamente — gerando risco tributário relevante.
Impacto do Simples Nacional nas operações e no crédito tributário (especial para reforma tributária)
Com a implementação da CBS e do IBS, surge um novo ponto de atenção: Fornecedores optantes pelo Simples Nacional podem exercer a opção de regime misto, recolhendo determinados tributos fora da DAS – ao recolher IBS e CBS por fora da DAS passa a existir a possibilidade de utilização de crédito tributário pelo contratante – alguns exemplos desse cenário: Indústria de pequeno porte fornecedora de insumos para uma indústria maior onde o CNAE do fornecedor é relevante para a cadeia produtiva, permitindo a geração de crédito no modelo IBS/CBS; Uma empresa de serviços de TI enquadrada no Simples Nacional presta serviços para uma empresa de médio ou grande porte, não optante pelo Simples – determinados CNAEs de TI são relevantes para a cadeia de crédito no novo modelo tributário (IBS e CBS). Para o caso de regime misto, será muito importante interagir com o Fornecedor enquadrado no Simples Nacional para entender se é um optante pelo regime misto, mas também monitorar o recebimento de notas fiscais com ou sem os impostos destacados corretamente.
Como nossas soluções podem ajudar
Ao observar as regras de inclusão/exclusão/manutenção da opção do Simples Nacional e de suas variações (regime misto) entende-se que não há uma estratégia única que vá garantir que o cadastro permaneça perfeito, contudo, ao utilizar ferramentas como o MDM+BRO e MUB é possível compor uma estratégia mista, composta por automatizações, workflows, interações humanas e que ao fim trazem a garantia de alta qualidade das informações do cadastro:
1 – No cadastro inicial de cada Fornecedor realizar as consultas públicas (RFB, CCC, Simples Nacional) e interagir com o Fornecedor para capturar possíveis opções por regimes especiais (como o regime misto no Simples Nacional);
2 – Em fevereiro de cada ano, para os fornecedores relevantes (que tiveram negócios nos últimos 3 anos por exemplo) – executar o Saneamento automatizado com base em consultas públicas (RFB, CCC, Simples Nacional) – com esses resultados e entendendo que o período normal de ingresso/saída do Simples Nacional é 31/01 de cada ano, executando o saneamento na segunda quinzena de fevereiro já temos a garantia de estar com o regime tributário adequado no cadastro dos fornecedores com situações “normais”;
3 – A cada mês, para os fornecedores que constam na base como Simples Nacional, executar o Saneamento automatizado com base em consultas públicas (RFB, CCC, Simples Nacional) – com esses resultados é possível identificar Fornecedores que foram excluídos do regime fora do período “normal”, podendo dessa forma atualizar o cadastro para ‘Não optante pelo Simples Nacional’, interagir com o Fornecedor solicitando mais detalhes e ainda podendo bloquear esse cadastro automaticamente tendo em vista a necessidade de uma análise mais aprofundada no caso.
4 – A cada mês, para os fornecedores que constam na base como Simples Nacional e que possuam CNAE relevante para aproveitamento de crédito tributário – executar o Saneamento automatizado com base em consultas públicas (RFB, CCC, Simples Nacional) – com esses resultados é possível identificar Fornecedores que permanecem no Simples Nacional e que possuem CNAEs que podem gerar aproveitamento de crédito tributário, podendo nesse caso interagir com o Fornecedor para que confirme se optou pelo “regime especial”, possibilitando ao tomador o aproveitamento dos créditos de IBS e CBS (especial para reforma tributária);
5 – Uma opção também válida para quem possui ERPs/CRMs/SRMs que possibilitem acoplamento via eventos (SAP Business Workflow Event Manager, TOTVS Event Viewer / Audit Trail Triggers) é realizar o disparo desse Saneamento automatizado a partir de um evento como a criação de uma Requisição de Compra / Ordem de Venda, sendo assim a informação do cadastro obtida através de fonte pública estará da forma mais atualizada possível, visto que foi consultada no exato momento em que tive a intenção de realizar uma compra/venda para esse parceiro.
Conclusão
Diante da complexidade das regras de opção, permanência e exclusão do Simples Nacional — especialmente com os novos cenários introduzidos pela Reforma Tributária — fica evidente que confiar apenas em verificações pontuais ou controles manuais não é suficiente para garantir segurança fiscal e qualidade cadastral.
O status do Simples Nacional deixou de ser uma informação meramente declaratória e passou a ser um atributo crítico de governança, capaz de impactar diretamente na correta apuração e retenção de tributos, no aproveitamento de créditos de IBS e CBS, na conformidade das operações de compra e venda e no custo total das contratações.
Nesse contexto, a combinação de Consulta públicas, Automatização e Workflows via regras de negócio e Interação estruturada com fornecedores, viabilizada por soluções como o MDM+BRO e MUB, permite às empresas sair de uma postura reativa para um modelo preventivo e inteligente de gestão cadastral e tributária.
Ao transformar o monitoramento do Simples Nacional em um processo sistêmico, integrado e recorrente, as organizações reduzem riscos fiscais, evitam perdas de crédito, aumentam a confiabilidade dos dados mestres e garantem maior previsibilidade e segurança para suas operações — hoje e no novo cenário tributário que se consolida no Brasil.