Governança de Dados Mestres na Prática - A Central de Cadastros Moderna

É muito comum iniciarmos projetos de MDM em clientes onde a Central de Cadastros ainda funciona como uma ilha operacional. As solicitações chegam por e-mail, planilhas, WhatsApp ou chamados. O conhecimento das regras fica concentrado em poucas pessoas dentro dessa área. As áreas de negócio da empresa não sabem exatamente quem decide o quê. E, quando ocorre um erro cadastral com impacto relevante, o rastreamento da origem do erro e as ações para que nunca mais ocorra ficam muito distantes, basicamente só se corrige o erro pontual.

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O cenário ilustrado acima é um caso clássico, não necessariamente pela ausência de uma ferramenta de MDM, mas pela falta de definição dos papéis de Data Owner e Data Steward.

Durante nossas implementações temos como grande missão trazer uma mudança estrutural para essas empresas e como resultado disso temos visto as Centrais de Cadastros sendo envolvidas em praticamente todos os projetos estratégicos dessas empresas, não pelo fato da operação de cadastro em si, mas por terem se transformado em orquestradores dos cadastros, por terem adquirido conhecimento sobre os impactos multidimensionais desses dados, por terem deixado de lado o papel de "a empresa depende do meu conhecimento individual" para "ajudei a construir e mantenho viva a governança de cadastros da empresa".

Mas qual é a relação entre essa transformação e os papéis de Data Owner e Data Steward? Vamos começar com um breve conceito por trás desses termos:

Na prática, Governança de Dados não começa pela tecnologia, ela começa pela definição clara de responsabilidades.

Segundo o DAMA-DMBOK, principal referência mundial em Governança de Dados, governança é o exercício da autoridade, controle e tomada de decisão sobre os ativos de dados da organização. Quando trazemos isso para o universo dos dados mestres, surge uma pergunta fundamental:

Quem realmente é responsável pelas definições dos cadastros críticos da empresa?

É nesse ponto que os papéis de Data Owner e Data Steward deixam de ser conceitos teóricos e passam a se tornar mecanismos organizacionais extremamente práticos.

O Data Owner não é quem "opera" o dado, é quem responde institucionalmente por ele. O Data Steward não substitui o negócio; ele representa o conhecimento da área de negócio em relação ao domínio de dados.

Um único domínio de dados frequentemente impacta diversas áreas da empresa. Por isso, é comum que um mesmo domínio possua múltiplos Data Stewards representando diferentes perspectivas do negócio.

Sendo o Data Owner o dono do domínio, como definir esse responsável? Na prática, a escolha do Data Owner raramente deve seguir a lógica de "quem mais usa o dado". O critério mais importante normalmente é: "Quem possui maior capacidade institucional para avaliar impactos corporativos daquele domínio de dados?"

Isso significa escolher áreas que:

• entendam os impactos multidisciplinares do cadastro;
• tenham legitimidade organizacional;
• consigam arbitrar conflitos entre áreas;
• participem ativamente dos processos estratégicos relacionados ao domínio;
• tenham capacidade de sustentar regras corporativas no longo prazo.

Nesse ponto, a conexão entre Governança de Dados Mestres e a evolução da Central de Cadastros torna-se mais evidente. Na nossa visão, as Centrais de Cadastro clássicas (operacionais) são, em geral, a melhor área candidata a se transformar em Data Owner numa visão moderna, ao mesmo tempo que as pessoas chave das áreas de negócio tornam-se as melhores candidatas a Data Steward nesse modelo.

Essa mudança leva a Central de Cadastros de um nível operacional para um nível tático e ainda com participação relevante a nível estratégico — isso fica evidenciado no case que trazemos abaixo:

O cadastro de Fornecedores ficava dentro da área Financeira — chamada de Central de Cadastros do Financeiro — que recebia todas as demandas via e-mail para criação/manutenção do cadastro no SAP S/4 Hana. Quando faltava clareza para definir o valor adequado de determinado atributo ou tratamento específico para uma determinada situação, contatava as áreas de negócio que achava pertinente para tentar resolver o problema — exatamente o que foi representado no primeiro diagrama desse artigo.

O projeto de implantação do MDM+BRO reorganizou essas responsabilidades, transformando a liderança da Central de Cadastros da área Financeira no Data Owner desse domínio e, ao mesmo tempo, trazendo os profissionais mais experientes das áreas de Compras, Compliance, Tributário, etc. para o papel de Data Stewards, oficializando assim as responsabilidades no processo.

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Pelo elevado nível de automação e pela profundidade das regras de validação e workflows de exceção foi possível entregar para profissionais menos experientes a operação desses dados — tudo isso através de processos controlados que disponibilizam somente os campos pertinentes àquela situação e com uma camada de validação de dados robusta, garantindo assim 100% de aderência ao modelo de governança definido.

Trazendo uma visão de RACI, enquanto os operadores executam atividades cadastrais do dia a dia e os Data Stewards apoiam a definição e sustentação das regras, o Data Owner permanece responsável pelas decisões relacionadas táticas e estratégicas do domínio de dados.

A evolução da Central de Cadastros clássica para uma Central de Cadastros Moderna representa uma mudança de modelo operacional e de responsabilidade dentro das empresas.

A maturidade da governança não aumenta a dependência de especialistas. Pelo contrário, quando regras, aprovações e validações são sistematizadas, a execução pode ser descentralizada para perfis menos experientes, mantendo qualidade e conformidade.

Organizações maduras em dados mestres deixam de depender de áreas isoladas e hiper especialistas que "fazem cadastro" e passam a operar através de estruturas formais de ownership, stewardship e governança compartilhada e, quando isso acontece, os dados mestres passam a ser tratados como ativos estratégicos da organização.