Reforma Tributária: A importância de monitorar Fornecedores quanto à opção pelo Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime tributário diferenciado, aplicável a microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP), que unifica a arrecadação de diversos tributos federais (PIS, COFINS, IRPJ, CSLL, IPI e, no futuro, CBS e IBS), estaduais (ICMS) e municipais (ISSQN) por meio de um único documento de arrecadação (DAS).

A adesão ao regime traz simplificação tributária, porém impõe regras claras de entrada, permanência e exclusão, que precisam ser observadas tanto pelas empresas optantes quanto por seus parceiros comerciais.

Com a implementação da Reforma Tributária, o calendário de opção pelo Simples Nacional foi antecipado para permitir que as empresas definam previamente seu enquadramento tributário e a forma de apuração do IBS e da CBS. Para o ano-calendário de 2027 (e próximos anos) a opção deverá ser realizada entre 1º e 30 de setembro, por meio do Portal do Simples Nacional, produzindo efeitos a partir de 1º de janeiro do ano-calendário seguinte. Nesse mesmo período, as empresas também deverão decidir se permanecerão recolhendo o IBS e a CBS dentro do DAS ou se optarão pela apuração desses tributos pelo regime regular (por fora do DAS), quando permitido. Durante esse período, a empresa poderá:

• Solicitar a entrada no Simples Nacional;
• Permanecer como optante;
• Avaliar a migração para outro regime tributário, caso esse se mostre mais vantajoso ou necessário em razão do novo cenário tributário;
• Definir, quando aplicável, a forma de recolhimento do IBS e da CBS para o primeiro semestre do ano-calendário seguinte;

Empresas em início de atividade continuam podendo optar pelo Simples Nacional em prazos específicos após sua constituição, observadas as regras próprias previstas na legislação.

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Uma empresa pode ser excluída do Simples Nacional por diversos motivos, entre eles:

• Excesso de faturamento acima do limite legal;
• Exercício de atividades vedadas ao regime;
• Alteração do CNAE para atividade não permitida;
• Débitos tributários não regularizados;
• Irregularidades cadastrais junto à Receita Federal ou fiscos estaduais/municipais;
• Descumprimento de obrigações acessórias.

Diferente da opção anual, a exclusão pode ocorrer a qualquer momento do ano, dependendo do motivo:

• Exclusão retroativa, em casos mais graves;
• Exclusão a partir do mês seguinte ao evento;
• Exclusão a partir de janeiro do ano seguinte, em algumas situações específicas.

Isso significa que um fornecedor pode deixar de ser optante em qualquer momento do ano, sem que a empresa contratante perceba imediatamente — gerando risco tributário relevante.

Com a implementação da CBS e do IBS, o monitoramento dos fornecedores optantes pelo Simples Nacional ganha uma nova dimensão. A simples informação de que o fornecedor é optante pelo Simples deixa de ser suficiente para determinar o tratamento tributário da operação. Será necessário identificar também como o fornecedor recolhe o IBS e a CBS. Quando esses tributos forem recolhidos dentro do DAS, o adquirente poderá aproveitar créditos limitados ao montante de IBS e CBS efetivamente devido nesse regime. Já quando o fornecedor optar pelo regime híbrido, recolhendo IBS e CBS fora do DAS, os créditos passarão a seguir as regras gerais do novo sistema, com destaque dos tributos no documento fiscal. Dessa forma, manter essas informações atualizadas no cadastro de fornecedores passa a ser um requisito importante para a correta apuração tributária e para o aproveitamento dos créditos previstos na legislação.

Ao observar as regras de inclusão/exclusão/manutenção da opção do Simples Nacional e de suas variações (híbrido) entende-se que não há uma estratégia única que vá garantir que o cadastro permaneça perfeito, contudo, ao utilizar ferramentas como o MDM+BRO e MUB é possível compor uma estratégia mista, composta por automatizações, workflows, interações humanas e que ao fim trazem a garantia de alta qualidade das informações do cadastro:

• 1. No cadastro inicial de cada Fornecedor realizar as consultas públicas (RFB, CCC, Simples Nacional) e interagir com o Fornecedor para capturar possíveis opções por regimes especiais (como o regime híbrido no Simples Nacional);
• 2. No início de cada ano, para os fornecedores relevantes (que tiveram negócios nos últimos 3 anos por exemplo) - executar o Saneamento automatizado com base em consultas públicas (RFB, CCC, Simples Nacional) - executando o saneamento no início de cada ano já temos a garantia de estar com o regime tributário adequado no cadastro dos fornecedores com situações “normais”;
• 3. A cada mês, para os fornecedores que constam na base como Simples Nacional, executar o Saneamento automatizado com base em consultas públicas (RFB, CCC, Simples Nacional) - com esses resultados é possível identificar Fornecedores que foram excluídos do regime fora do período “normal”, podendo dessa forma atualizar o cadastro para ‘Não optante pelo Simples Nacional’, interagir com o Fornecedor solicitando mais detalhes e ainda podendo bloquear esse cadastro automaticamente tendo em vista a necessidade de uma análise mais aprofundada no caso;
• 4. A cada mês, para os fornecedores que constam na base como Simples Nacional - executar o Saneamento automatizado com base em consultas públicas (RFB, CCC, Simples Nacional) - com esses resultados, é possível identificar fornecedores que permanecem no regime, verificar eventuais alterações cadastrais ou fiscais e, quando aplicável, interagir com o fornecedor para confirmar a forma de recolhimento do IBS e da CBS (em 07/26 ainda não há informações oficiais se o regime de recolhimento do CBS /IBS estará presente na consulta do Simples Nacional). Essa validação é relevante porque, mesmo quando o fornecedor permanece recolhendo IBS e CBS dentro do DAS, poderá haver aproveitamento de crédito pelo tomador, ainda que limitado ao montante devido nesse regime. Já nos casos em que o fornecedor optar pelo regime híbrido, com recolhimento de IBS e CBS fora do DAS, o crédito seguirá as regras gerais do novo sistema tributário, exigindo atenção ao correto destaque dos tributos no documento fiscal;
• 5. Uma opção também válida para quem possui ERPs/CRMs/SRMs que possibilitem acoplamento via eventos (SAP Business Workflow Event Manager, TOTVS Event Viewer / Audit Trail Triggers) é realizar o disparo desse Saneamento automatizado a partir de um evento como a criação de uma Requisição de Compra / Ordem de Venda, sendo assim a informação do cadastro obtida através de fonte pública estará da forma mais atualizada possível, visto que foi consultada no exato momento em que tive a intenção de realizar uma compra/venda para esse parceiro;

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Diante da complexidade das regras de opção, permanência e exclusão do Simples Nacional — especialmente com os novos cenários introduzidos pela Reforma Tributária — fica evidente que confiar apenas em verificações pontuais ou controles manuais não é suficiente para garantir segurança fiscal e qualidade cadastral.

O status do Simples Nacional deixou de ser uma informação meramente declaratória e passou a ser um atributo crítico de governança, capaz de impactar diretamente a correta apuração e retenção de tributos, o aproveitamento de créditos de IBS e CBS, a conformidade das operações de compra e venda e o custo total das contratações.

Nesse contexto, a combinação de consultas públicas, automatização e workflows via regras de negócio e interação estruturada com fornecedores, viabilizada por soluções como o MDM+ BRO e MUB, permite às empresas sair de uma postura reativa para um modelo preventivo e inteligente de gestão cadastral e tributária.

Ao transformar o monitoramento do Simples Nacional em um processo sistêmico, integrado e recorrente, as organizações reduzem riscos fiscais, evitam perdas de crédito, aumentam a confiabilidade dos dados mestres e garantem maior previsibilidade e segurança para suas operações — hoje e no novo cenário tributário que se consolida no Brasil.