Reforma Tributária: A importância de monitorar Fornecedores quanto à opção pelo Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime tributário diferenciado, aplicável a microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP), que unifica a arrecadação de diversos tributos federais (PIS, COFINS, IRPJ, CSLL, IPI e no futuro CBS e IBS), estaduais (ICMS) e municipais (ISSQN) por meio de um único documento de arrecadação (DAS).

A adesão ao regime traz simplificação tributária, porém impõe regras claras de entrada, permanência e exclusão, que precisam ser observadas tanto pelas empresas optantes quanto por seus parceiros comerciais.

Com a implementação da Reforma Tributária, o calendário de opção pelo Simples Nacional foi antecipado para permitir que as empresas definam previamente seu enquadramento tributário e a forma de apuração do IBS e da CBS.

Para o ano-calendário de 2027 (e próximos anos) a opção deverá ser realizada entre 1º de setembro e 15 de outubro, por meio do Portal do Simples Nacional, produzindo efeitos a partir de 1º de janeiro do ano-calendário seguinte. No período 1º de setembro a 30 de outubro, as empresas também deverão decidir se permanecerão recolhendo o IBS e a CBS dentro do DAS ou se optarão pela apuração desses tributos pelo regime regular (por fora do DAS – regime híbrido), quando permitido.

Durante esse período, a empresa poderá:

• Solicitar a entrada no Simples Nacional;
• Permanecer como optante;
• Avaliar a migração para outro regime tributário, caso esse se mostre mais vantajoso ou necessário em razão do novo cenário tributário;
• Definir, quando aplicável, a forma de recolhimento do IBS e da CBS para o primeiro semestre do ano-calendário seguinte;

Empresas em início de atividade continuam podendo optar pelo Simples Nacional em prazos específicos após sua constituição, observadas as regras próprias previstas na legislação.

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Uma empresa pode ser excluída do Simples Nacional por diversos motivos, entre eles:

• Excesso de faturamento acima do limite legal
• Exercício de atividades vedadas ao regime
• Alteração do CNAE para atividade não permitida
• Débitos tributários não regularizados
• Irregularidades cadastrais junto à Receita Federal ou fiscos estaduais/municipais
• Descumprimento de obrigações acessórias

Diferente da opção anual, a exclusão pode ocorrer a qualquer momento do ano, dependendo do motivo:

• Exclusão retroativa, em casos mais graves;
• Exclusão a partir do mês seguinte ao evento;
• Exclusão a partir de janeiro do ano seguinte, em algumas situações específicas;

Isso significa que um fornecedor pode deixar de ser optante em qualquer momento do ano, sem que a empresa contratante perceba imediatamente — gerando risco tributário relevante.

Com a implementação da CBS e do IBS, o monitoramento dos fornecedores optantes pelo Simples Nacional ganha uma nova dimensão. A simples informação de que o fornecedor é optante pelo Simples deixa de ser suficiente para determinar o tratamento tributário da operação. Será necessário identificar também como o fornecedor recolhe o IBS e a CBS. Quando esses tributos forem recolhidos dentro do DAS, o adquirente poderá aproveitar créditos limitados ao montante de IBS e CBS efetivamente devido nesse regime. Já quando o fornecedor optar pelo regime híbrido, recolhendo IBS e CBS fora do DAS, os créditos passarão a seguir as regras gerais do novo sistema, com destaque dos tributos no documento fiscal. Dessa forma, manter essas informações atualizadas no cadastro de fornecedores passa a ser um requisito importante para a correta apuração tributária e para o aproveitamento dos créditos previstos na legislação.

Ao observar as regras de inclusão/exclusão/manutenção da opção do Simples Nacional e de suas variações (híbrido) entende-se que não há uma estratégia única que vá garantir que o cadastro permaneça perfeito, contudo, ao utilizar ferramentas como o MDM+BRO e MUB é possível compor uma estratégia mista, composta por automatizações, workflows, interações humanas e que ao fim trazem a garantia de alta qualidade das informações do cadastro:

• 1 – No cadastro inicial de cada Fornecedor realizar as consultas públicas (RFB, CCC, Simples Nacional) e interagir com o Fornecedor para capturar possíveis opções por regimes especiais (como o regime híbrido no Simples Nacional);
• 2 – No início de cada ano, para os fornecedores relevantes (que tiveram negócios nos últimos 3 anos por exemplo) - executar o Saneamento automatizado com base em consultas públicas (RFB, CCC, Simples Nacional) - executando o saneamento no início de cada ano já temos a garantia de estar com o regime tributário adequado no cadastro dos fornecedores com situações "normais";
• 3 – A cada mês, para os fornecedores que constam na base como Simples Nacional, executar o Saneamento automatizado com base em consultas públicas (RFB, CCC, Simples Nacional) - com esses resultados é possível identificar Fornecedores que foram excluídos do regime fora do período "normal", podendo dessa forma atualizar o cadastro para 'Não optante pelo Simples Nacional', interagir com o Fornecedor solicitando mais detalhes e ainda podendo bloquear esse cadastro automaticamente tendo em vista a necessidade de uma análise mais aprofundada no caso;
• 4 – A cada mês, para os fornecedores que constam na base como Simples Nacional - executar o Saneamento automatizado com base em consultas públicas (RFB, CCC, Simples Nacional) - com esses resultados, é possível identificar fornecedores que permanecem no regime, verificar eventuais alterações cadastrais ou fiscais e, quando aplicável, interagir com o fornecedor para confirmar a forma de recolhimento do IBS e da CBS (em 09/26 ainda não há informações oficiais se o regime de recolhimento do CBS /IBS estará presente na consulta do Simples Nacional). Essa validação é relevante porque, mesmo quando o fornecedor permanece recolhendo IBS e CBS dentro do DAS, poderá haver aproveitamento de crédito pelo tomador, ainda que limitado ao montante devido nesse regime. Já nos casos em que o fornecedor optar pelo regime híbrido, com recolhimento de IBS e CBS fora do DAS, o crédito seguirá as regras gerais do novo sistema tributário, exigindo atenção ao correto destaque dos tributos no documento fiscal;
• 5 – Uma opção também válida para quem possui ERPs/CRMs/SRMs que possibilitem acoplamento via eventos (SAP Business Workflow Event Manager, TOTVS Event Viewer / Audit Trail Triggers) é realizar o disparo desse Saneamento automatizado a partir de um evento como a criação de uma Requisição de Compra / Ordem de Venda, sendo assim a informação do cadastro obtida através de fonte pública estará da forma mais atualizada possível, visto que foi consultada no exato momento em que tive a intenção de realizar uma compra/venda para esse parceiro;

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Simples híbrido: novos campos transformam a consulta em informação acionável para Compras

A consulta de optantes do Simples Nacional passou a apresentar informações sobre o Regime Regular do IBS e da CBS. Com isso, empresas podem antecipar decisões comerciais, atualizar cadastros e estruturar regras de negócio, workflows e automações para o monitoramento de fornecedores.

Em nosso artigo sobre a importância de monitorar fornecedores quanto à opção pelo Simples Nacional, mostramos que a mera informação de que uma empresa é optante pelo Simples deixou de ser suficiente. Com a chegada do IBS e da CBS, também será necessário conhecer a forma escolhida pelo fornecedor para apuração desses tributos e manter essa informação atualizada ao longo do relacionamento comercial.

Agora, uma evolução bastante aguardada tornou esse monitoramento mais acionável: a consulta do Simples Nacional passou a apresentar novos campos relacionados à opção pelo Regime Regular do IBS e da CBS - chamado, de forma didática e comercial, de “Simples híbrido”.

O que os novos campos informam?

A consulta abaixo, realizada em 20 de outubro de 2026, apresenta novos conjuntos de informações relevantes:

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A e B - Situação atual no Regime Regular do IBS e da CBS

Os campos “Situação no Regime Regular do IBS” e “Situação no Regime Regular da CBS” demonstram a condição atual da empresa em relação ao regime regular de cada tributo.

Neste momento, é natural que esses campos apareçam como “Não optante”. Afinal, na data atual, nenhuma empresa do Simples Nacional está efetivamente operando no chamado Simples híbrido.

Esses campos representam a fotografia do presente. A partir de 2027, passarão a permitir a identificação da situação vigente do fornecedor em relação ao IBS e à CBS.

C - Opções em períodos anteriores pelo Regime Regular do IBS e da CBS

O campo “Opções pelo Regime Regular IBS/CBS em Períodos Anteriores” apresentará o histórico das escolhas realizadas pela empresa.

Essa informação ganhará relevância principalmente a partir do segundo semestre de 2027, considerando que a opção pelo Regime Regular do IBS e da CBS será semestral.

Dessa forma, será possível acompanhar não apenas a situação atual, mas também as mudanças de comportamento do fornecedor ao longo do tempo.

D e E - Eventos futuros para Regime Regular do IBS e da CBS

Os campos “Eventos Futuros por regime - IBS” e “Eventos Futuros por regime – CBS” são, neste momento, os mais relevantes para os compradores.

Eles demonstram se a empresa já formalizou uma opção futura pelo Regime Regular do IBS e da CBS, além da respectiva data de efeito. A estrutura de eventos futuros contempla justamente o regime, a descrição do evento e sua data de vigência.

Na prática, esses campos já permitem identificar fornecedores que fizeram a opção pelo chamado Simples híbrido para o primeiro semestre de 2027, com efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027.

Para esse primeiro período, a opção pode ser realizada entre 1º de setembro e 30 de outubro de 2026. Já a desistência poderá ocorrer entre 3 de novembro e 20 de dezembro de 2026.

Isso significa que a informação disponível após o encerramento do prazo de opção deverá continuar sendo monitorada durante e após a janela de desistência. Uma decisão registrada em outubro ainda poderá ser cancelada posteriormente dentro do prazo legal.

F - MEI Transportador Autônomo de Cargas

A consulta também passou a apresentar o campo “Informações de Períodos como MEI Transportador Autônomo de Cargas”.

Trata-se de uma nova informação cadastral disponível na consulta, mas sem relação direta com a opção pelo Regime Regular do IBS e da CBS.

Outros campos relevantes dessa mesma consulta

Em nosso webinar sobre Cadastros e Reforma Tributária - Parte 2 (14/10/26) exploramos também algumas possíveis leituras quanto a outros campos já disponíveis nessa mesma consulta:

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• Eventos Futuros (Simples Nacional) serve como alerta futuro - no exemplo acima o Fornecedor atualmente optante pelo Simples Nacional já está com exclusão do regime programada para 01/01/2027.
• Opções pelo Simples Nacional em Períodos Anteriores pode demonstrar histórico de instabilidade - no exemplo acima o Fornecedor apresenta sucessivos registros de exclusão e tentativas de reenquadramento no Simples Nacional.

Da consulta para a decisão de negócio

O principal avanço não está apenas na inclusão de novos campos. Está na possibilidade de transformar essas informações em ações concretas.

Até então a estratégia de monitoramento dependia, em grande parte, da interação estruturada com o fornecedor para confirmar sua intenção quanto ao recolhimento do IBS e da CBS. Com os eventos futuros disponíveis na consulta, parte dessa informação passa a poder ser obtida diretamente na fonte pública.

Para as áreas de Compras e Suprimentos, os dados podem apoiar na:

• Segmentação dos fornecedores que exigem análise ou contato prioritário;
• Preparação das negociações para 2027;
• Comparação entre a informação declarada pelo fornecedor e a opção registrada;
• Revisão das premissas utilizadas na composição do custo efetivo da aquisição;
• Identificação de mudanças ocorridas durante a janela de desistência.

O objetivo não é transferir para Compras a responsabilidade por análises tributárias complexas, mas oferecer informações mais consistentes para que Compras, Fiscal e Cadastro possam trabalhar de forma coordenada e posicionando o saneamento e o enriquecimento cadastral como meios de fornecer melhores informações para as negociações com fornecedores.

Regras de negócio, workflow e automação

Os novos campos também podem ser incorporados à governança cadastral e fiscal da empresa.

Dependendo da arquitetura e das regras definidas por cada organização, essas informações podem alimentar:

• Regras de negócio, para identificar fornecedores com opção futura registrada;
• Workflows, direcionando casos específicos para Compras, Fiscal ou Cadastro;
• Automações de consulta e atualização cadastral;
• Monitoramento periódico, especialmente após os encerramentos das janelas legais;
• Gatilhos vinculados a eventos do processo de compras, como uma requisição ou um pedido;
• Processos de interação com o fornecedor, quando houver divergência, ausência de informação ou necessidade de esclarecimento.

Essa abordagem dá continuidade à estratégia já apresentada no artigo anterior: combinar consultas públicas, automação, workflows e interação estruturada para transformar o monitoramento do Simples Nacional em um processo recorrente e integrado.

Esses novos campos reduzem uma lacuna importante entre saber que é necessário monitorar e ter dados disponíveis para executar esse monitoramento.

A informação sobre o chamado Simples híbrido deixa de depender exclusivamente da declaração do fornecedor e passa a poder integrar consultas, cadastros, negociações, workflows e automações.

Ainda assim, o monitoramento continua necessário - afinal opções futuras podem ser canceladas, novas escolhas ocorrerão a cada semestre e a situação do fornecedor poderá mudar ao longo do tempo.

Mais do que consultar uma informação, o desafio será incorporá-la aos processos em que ela realmente faz diferença.

Diante da complexidade das regras de opção, permanência e exclusão do Simples Nacional — especialmente com os novos cenários introduzidos pela Reforma Tributária — fica evidente que confiar apenas em verificações pontuais ou controles manuais não é suficiente para garantir segurança fiscal e qualidade cadastral.

O status do Simples Nacional deixou de ser uma informação meramente declaratória e passou a ser um atributo crítico de governança, capaz de impactar diretamente na correta apuração e retenção de tributos, no aproveitamento de créditos de IBS e CBS, na conformidade das operações de compra e venda e no custo total das contratações.

Nesse contexto, a combinação de Consulta públicas, Automatização e Workflows via regras de negócio e Interação estruturada com fornecedores, viabilizada por soluções como o MDM+BRO e MUB, permite às empresas sair de uma postura reativa para um modelo preventivo e inteligente de gestão cadastral e tributária.

Ao transformar o monitoramento do Simples Nacional em um processo sistêmico, integrado e recorrente, as organizações reduzem riscos fiscais, evitam perdas de crédito, aumentam a confiabilidade dos dados mestres e garantem maior previsibilidade e segurança para suas operações — hoje e no novo cenário tributário que se consolida no Brasil.

Cadastros preparados são a base para uma transição segura à Reforma Tributária. Confira as duas partes completas da webinar sobre “Cadastros na Reforma Tributária” e veja como se antecipar às mudanças:

Parte 1: https://www.youtube.com/watch?v=wGdJ3NcNJjI

Parte 2: https://www.youtube.com/watch?v=05CQBrFUg_Y