Reforma Tributária: A importância de monitorar Fornecedores quanto à opção pelo Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime tributário diferenciado, aplicável a microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP), que unifica a arrecadação de diversos tributos federais (PIS, COFINS, IRPJ, CSLL, IPI e, no futuro, CBS e IBS), estaduais (ICMS) e municipais (ISSQN) por meio de um único documento de arrecadação (DAS).

A adesão ao regime traz simplificação tributária, porém impõe regras claras de entrada, permanência e exclusão, que precisam ser observadas tanto pelas empresas optantes quanto por seus parceiros comerciais.

A opção pelo Simples Nacional ocorre, geralmente, em janeiro de cada ano, com prazo final em 31 de janeiro. Nesse período, a empresa pode:

• Solicitar a entrada no regime;
• Manter-se como optante;
• Migrar para outro regime tributário, caso não atenda mais aos requisitos.

Empresas em início de atividade também podem optar pelo Simples em prazos específicos após o registro, desde que cumpram todas as condições legais.

Uma empresa pode ser excluída do Simples Nacional por diversos motivos, entre eles:

• Excesso de faturamento acima do limite legal;
• Exercício de atividades vedadas ao regime;
• Alteração do CNAE para atividade não permitida;
• Débitos tributários não regularizados;
• Irregularidades cadastrais junto à Receita Federal ou fiscos estaduais/municipais;
• Descumprimento de obrigações acessórias.

Diferente da opção anual, a exclusão pode ocorrer a qualquer momento do ano, dependendo do motivo:

• Exclusão retroativa, em casos mais graves;
• Exclusão a partir do mês seguinte ao evento;
• Exclusão a partir de janeiro do ano seguinte, em algumas situações específicas.

Isso significa que um fornecedor pode deixar de ser optante em qualquer momento do ano, sem que a empresa contratante perceba imediatamente — gerando risco tributário relevante.

Com a implementação da CBS e do IBS, surge um novo ponto de atenção: fornecedores optantes pelo Simples Nacional podem exercer a opção de regime misto, recolhendo determinados tributos fora da DAS — ao recolher IBS e CBS por fora da DAS passa a existir a possibilidade de utilização de crédito tributário pelo contratante.

Alguns exemplos desse cenário:

• Indústria de pequeno porte fornecedora de insumos para uma indústria maior, onde o CNAE do fornecedor é relevante para a cadeia produtiva, permitindo a geração de crédito no modelo IBS/CBS;
• Empresa de serviços de TI enquadrada no Simples Nacional que presta serviços para uma empresa de médio ou grande porte, não optante pelo Simples — determinados CNAEs de TI são relevantes para a cadeia de crédito no novo modelo tributário (IBS e CBS).

Para o caso de regime misto, será muito importante interagir com o fornecedor enquadrado no Simples Nacional para entender se é um optante pelo regime misto, mas também monitorar o recebimento de notas fiscais com ou sem os impostos destacados corretamente.

Ao observar as regras de inclusão/exclusão/manutenção da opção do Simples Nacional e de suas variações (regime misto), entende-se que não há uma estratégia única que vá garantir que o cadastro permaneça perfeito. Contudo, ao utilizar ferramentas como o MDM+ BRO e MUB é possível compor uma estratégia mista, composta por automatizações, workflows, interações humanas e que ao fim trazem a garantia de alta qualidade das informações do cadastro:

• No cadastro inicial de cada fornecedor, realizar as consultas públicas (RFB, CCC, Simples Nacional) e interagir com o fornecedor para capturar possíveis opções por regimes especiais (como o regime misto no Simples Nacional);
• Em fevereiro de cada ano, para os fornecedores relevantes (que tiveram negócios nos últimos 3 anos, por exemplo), executar o saneamento automatizado com base em consultas públicas — como o período normal de ingresso/saída do Simples Nacional é 31/01, executar o saneamento na segunda quinzena de fevereiro garante o regime tributário adequado no cadastro dos fornecedores em situações “normais”;
• A cada mês, para os fornecedores que constam na base como Simples Nacional, executar o saneamento automatizado com base em consultas públicas — assim é possível identificar fornecedores excluídos do regime fora do período “normal”, atualizar o cadastro para “Não optante pelo Simples Nacional”, interagir com o fornecedor para mais detalhes e até bloquear o cadastro automaticamente para uma análise mais aprofundada;
• A cada mês, para fornecedores que constam na base como Simples Nacional e possuam CNAE relevante para aproveitamento de crédito tributário, executar o saneamento automatizado — permitindo identificar quem permanece no Simples com CNAEs que podem gerar crédito e interagir com o fornecedor para confirmar se optou pelo regime especial, possibilitando ao tomador o aproveitamento dos créditos de IBS e CBS;
• Disparo por evento: para quem possui ERPs/CRMs/SRMs que possibilitem acoplamento via eventos (SAP Business Workflow Event Manager, TOTVS Event Viewer / Audit Trail Triggers), disparar o saneamento automatizado a partir de eventos como a criação de uma Requisição de Compra / Ordem de Venda, garantindo que a informação cadastral esteja o mais atualizada possível no exato momento da operação.

Ampliar

Diante da complexidade das regras de opção, permanência e exclusão do Simples Nacional — especialmente com os novos cenários introduzidos pela Reforma Tributária — fica evidente que confiar apenas em verificações pontuais ou controles manuais não é suficiente para garantir segurança fiscal e qualidade cadastral.

O status do Simples Nacional deixou de ser uma informação meramente declaratória e passou a ser um atributo crítico de governança, capaz de impactar diretamente a correta apuração e retenção de tributos, o aproveitamento de créditos de IBS e CBS, a conformidade das operações de compra e venda e o custo total das contratações.

Nesse contexto, a combinação de consultas públicas, automatização e workflows via regras de negócio e interação estruturada com fornecedores, viabilizada por soluções como o MDM+ BRO e MUB, permite às empresas sair de uma postura reativa para um modelo preventivo e inteligente de gestão cadastral e tributária.

Ao transformar o monitoramento do Simples Nacional em um processo sistêmico, integrado e recorrente, as organizações reduzem riscos fiscais, evitam perdas de crédito, aumentam a confiabilidade dos dados mestres e garantem maior previsibilidade e segurança para suas operações — hoje e no novo cenário tributário que se consolida no Brasil.