Governança de Cadastros no grupo Palfinger AG

Fundado em 1932, o grupo PALFINGER é um dos líderes mundiais em tecnologia e produção de equipamentos hidráulicos para movimentação de cargas, instalados em veículos comerciais e navios. Empresa multinacional com sede em Salzburg na Áustria, a Palfinger conta com 29 unidades fabris e de montagem na Europa, nas Américas do Sul e do Norte e na Ásia.

Desde a implantação do SAP em 2009, a Palfinger Brasil, por ser uma empresa com foco na inovação de seus produtos, possuía um grande volume de criação e manutenção de materiais, listas técnicas e roteiros – atualmente a base de dados é de mais de 70 mil materiais. Falta de qualidade da informação, dados inconsistentes e alto custo do processo eram os problemas mais evidentes naquele momento.
Em vista deste cenário a empresa buscava uma solução para reduzir a mão-de-obra envolvida e racionalizar a criação e manutenção dos dados mestre (especialmente de materiais), melhorar a qualidade das informações, automatizar o fluxo de processo de criação e manutenção, evitar registros duplicados, restringir o acesso dos usuários somente aos campos de sua responsabilidade e padronizar suas descrições.

A Palfinger optou pela utilização do software add-on SAP, BRO – Business Rules Organizer, alinhado ao SAP Workflow. Inicialmente a equipe de TI SAP fez o levantamento das regras de negócios envolvidas no cadastro dos materiais, com base neste levantamento, foram criadas as regras no BRO e configurado o SAP Workflow de forma integrada.
Antes desta solução, um único material demandava o preenchimento de mais de 180 campos em 3 centros, com a criação do banco de regras no BRO, passou para não mais do que 6 campos necessários. A extensão de materiais nos diversos centros também foi automatizada com base em regras, ou seja, basta uma única entrada e a informação é replicada nos demais centros, respeitando suas particularidades.
Com a solução alinhada ao SAP Workflow foi possível distribuir as tarefas entre as diversas áreas envolvidas de forma organizada e flexível, com foco no processo e não no departamento. A informação teve um salto enorme de qualidade, com a criação e manutenção dos materiais com base no BRO, era impossível errar ou esquecer-se de algo.
Os acessos foram restringidos á utilização do BRO, atualmente ninguém cria ou altera materiais diretamente nas transações padrões do SAP, MM01/MM02, somente através dos processos baseados nas regras de negócio. Nenhum usuário tem acesso à manutenção de campos que não são de sua responsabilidade.
Atualmente a Palfinger, com o suporte do add-on BRO, possui a governança dos seus dados mestres de materiais. As planilhas de Excel que eram utilizadas para controle do processo de cadastro foram substituídas por uma ferramenta profissional e que garante um resultado eficaz com a redução da mão de obra envolvida no processo.