O que é Governança de Dados Mestres?

Dados mestres são aquelas informações que sustentam diferentes processos dentro de uma empresa e são utilizadas repetidamente pelas áreas e pelos sistemas, geralmente respondendo perguntas fundamentais como "quem" e o que?".

É o caso, por exemplo, de:

• Clientes;
• Fornecedores;
• Materiais e produtos;
• Business Partners;
• Ativos;
• Estruturas e outros cadastros utilizados pelos processos da organização.

O conceito parece simples. O desafio está em garantir que essas informações sejam confiáveis durante todo o seu ciclo de vida. Afinal, não basta ter um cadastro no sistema. É preciso saber como ele foi criado, quem aprovou, quais regras foram utilizadas, quando foi alterado e em quais sistemas aquela informação precisa estar disponível.

É por isso que falar de dados mestres é, necessariamente, falar de governança.

A governança de dados mestres é a forma como a empresa estabelece regras, responsabilidades e processos para garantir que seus principais cadastros sejam criados e mantidos de maneira adequada. Na prática, ela responde a perguntas bastante simples, mas que nem sempre têm uma resposta clara dentro das organizações:

• Quem pode criar um cadastro?
• Quais informações precisam ser preenchidas?
• Quem deve aprovar?
• Como saber se aquele cadastro já existe?
• Quais regras precisam ser aplicadas antes que a informação chegue ao ERP?
• Quem pode alterar um dado depois que ele foi criado?
• Como garantir que a mesma informação seja utilizada corretamente em diferentes sistemas?

Quando essas respostas não estão definidas, cada área tende a encontrar seu próprio caminho. E é aí que começam a aparecer planilhas paralelas, processos por e-mail, cadastros duplicados, informações incompletas e uma quantidade considerável de retrabalho. A governança de dados mestres organiza esse cenário.

Não exatamente.

A governança define as regras, responsabilidades e diretrizes para que os dados sejam bem administrados. O MDM, ou Master Data Management, fornece processos e tecnologia para colocar essa gestão em prática.

É uma relação bastante próxima.

Uma empresa pode definir que todo novo fornecedor precisa passar por determinadas validações antes de ser criado. O MDM ajuda a transformar essa regra em um processo estruturado, com formulário, validações, aprovações, automações e rastreabilidade.

Por isso, MDM não deve ser entendido simplesmente como “mais um sistema”.

Ele é uma forma de estruturar o ciclo de vida dos dados mestres, desde a solicitação e criação até alterações, atualizações e, quando necessário, sua obsolescência.

Em uma solução de MDM, é possível, por exemplo, criar workflows, aplicar regras de negócio, realizar validações, controlar aprovações e acompanhar cada etapa do processo. Na plataforma MUB®, da AKQUINET, o workflow pode cobrir justamente esse ciclo completo do cadastro.

O cadastro está presente em praticamente todas as etapas de uma operação.

Um fornecedor está relacionado às compras e aos pagamentos. Um material pode estar relacionado à compra, estoque, produção, qualidade e venda. Um cliente pode impactar vendas, faturamento, crédito, logística e relacionamento.

Por isso, quando uma informação está errada ou incompleta, o problema dificilmente fica restrito ao cadastro em si.

Imagine um material cadastrado com informações inconsistentes. A consequência pode aparecer mais tarde, durante uma compra ou na produção. O mesmo acontece com um fornecedor duplicado ou um cliente com informações desatualizadas.

Quanto mais sistemas e processos uma empresa possui, maior tende a ser o desafio de manter essas informações consistentes.

Problemas de qualidade nos dados mestres podem se refletir em processos operacionais, integrações, indicadores e experiência do cliente.

E existe outro ponto importante: corrigir um cadastro depois que o problema aconteceu costuma ser muito mais trabalhoso do que evitar que ele seja criado incorretamente.

É aí que a governança começa a gerar valor.

A principal mudança é que o cadastro deixa de ser tratado apenas como uma tarefa administrativa.

Ele passa a fazer parte de um processo definido.

Em vez de alguém simplesmente criar um registro no sistema, a empresa pode estabelecer um fluxo em que a informação é solicitada, validada, complementada e aprovada antes de chegar ao ambiente produtivo.

E isso pode ser feito de acordo com as características de cada negócio.

Uma empresa pode, por exemplo, exigir determinados documentos para cadastrar um fornecedor. Outra pode precisar validar informações fiscais. Uma indústria pode precisar relacionar um material a uma lista técnica, roteiro ou registro de informações de compras.

A governança permite que essas necessidades sejam incorporadas ao processo.

No MDM+ BRO, solução da AKQUINET para ambientes SAP, por exemplo, diferentes dados mestres podem ser conectados dentro de um único workflow. Um cadastro de produto pode envolver material, lista técnica e roteiro, entre outros dados relacionados, de acordo com as necessidades do processo.

Isso muda a lógica do cadastro: em vez de simplesmente “colocar uma informação no sistema”, a empresa passa a garantir que aquele cadastro esteja completo e pronto para ser utilizado pelo negócio.

Governança não se resolve apenas com tecnologia.

Essa é uma distinção importante.

Antes de escolher uma ferramenta, é necessário entender os processos, definir responsabilidades e estabelecer as regras que fazem sentido para a organização.

A tecnologia entra para tornar essa governança viável em escala.

Quando uma empresa possui milhares de cadastros, diferentes áreas, várias unidades e mais de um sistema, fazer todo esse controle manualmente se torna cada vez mais difícil.

Uma solução de MDM pode automatizar etapas, aplicar regras, conduzir aprovações, identificar possíveis duplicidades, integrar sistemas e registrar o histórico das ações.

Na AKQUINET, essa combinação é tratada a partir de três pilares: pessoas, processos e tecnologia. A consultoria especializada atua justamente na compreensão do cenário, redesenho de processos, definição de regras e implementação da tecnologia adequada.

Outro cenário bastante comum é o da empresa que utiliza diferentes sistemas para diferentes áreas.

Nesse caso, o desafio não está apenas em manter um bom cadastro dentro de cada sistema. É preciso garantir que a informação faça sentido quando circula entre eles.

É nesse cenário que uma plataforma de MDM multidomínio pode assumir o papel de um ponto central de governança.

O MUB®, solução SaaS da AKQUINET, foi desenvolvido para atuar como um hub central de dados mestres, coletando, consolidando, padronizando, enriquecendo e distribuindo informações para os diferentes sistemas da empresa. A plataforma possui integração com diferentes ambientes, incluindo SAP, TOTVS, Oracle, Salesforce e Microsoft Dynamics, entre outros.

Assim, a empresa não precisa pensar em governança de forma isolada para cada sistema.

Ela pode estabelecer uma lógica comum para seus dados mestres.

Não existe uma única realidade tecnológica dentro das empresas. Algumas organizações têm o SAP como núcleo de sua operação. Outras trabalham com TOTVS, Oracle, Microsoft Dynamics ou diferentes combinações de sistemas. Por isso, a estratégia de governança precisa acompanhar essa realidade.

Para ambientes SAP: MDM+ BRO

O MDM+ BRO é a solução da AKQUINET para governança de dados mestres em ambientes SAP. Trata-se de um add-on SAP certificado, com arquitetura integrada ao ERP e aderência ao SAP Clean Core. A solução foi desenvolvida para governar diferentes domínios de dados dentro do SAP, indo além dos cadastros tradicionais de cliente, fornecedor e material.

Na prática, isso permite estruturar workflows, regras de negócio, validações, aprovações e automações diretamente no ambiente SAP, utilizando também os mecanismos de segurança e autorização do próprio sistema. Para empresas que já possuem o SAP como parte central de sua arquitetura, essa característica pode simplificar o cenário de governança e reduzir a necessidade de soluções paralelas para administrar os cadastros.

Para outros ERPs: MUB®

Para empresas que utilizam outros ERPs ou possuem um ambiente tecnológico mais heterogêneo, a AKQUINET oferece o MUB®. O MUB® é uma plataforma SaaS, no-code e AI-driven para Master Data Management, criada para integrar diferentes sistemas e proporcionar uma visão unificada dos dados mestres. A proposta é centralizar a governança sem limitar a empresa a um único ERP. Além disso, o MUB® é multidomínio: pode trabalhar com cadastros tradicionais, como material, fornecedor, cliente e Business Partner, e também com outros tipos de dados mestres, conforme as necessidades da organização.

A evolução do MDM também passa pela automação inteligente. Na AKQUINET, a Inteligência Artificial é aplicada dentro dos próprios processos de governança, e não como uma tecnologia isolada. Ela pode apoiar atividades como validação de documentos, preenchimento de informações, análise, tomada de decisão e geração de conteúdo a partir dos dados mestres. Tudo isso dentro dos fluxos e regras definidos pela empresa. A ideia é simples: usar a tecnologia para reduzir tarefas manuais e tornar o processo mais rápido e consistente, sem abrir mão do controle.

Não existe um momento único para começar. Mas alguns sinais costumam aparecer antes de a empresa perceber que existe um problema maior:

• “Temos muitos cadastros duplicados.”
• “Cada área trabalha de um jeito.”
• “Ainda dependemos de planilhas para controlar o cadastro.”
• “Não sabemos exatamente quem pode alterar determinada informação.”
• “O processo de aprovação demora muito.”
• “Precisamos corrigir o mesmo cadastro em vários sistemas.”
• “Nosso time perde muito tempo com solicitações de cadastro.”

Se algumas dessas situações fazem parte da rotina, talvez seja hora de olhar para o cadastro de uma forma diferente. Não apenas como uma atividade operacional, mas como parte da estrutura que sustenta o negócio.

Falar em transformação digital, automação, analytics ou Inteligência Artificial sem olhar para a qualidade dos dados mestres é deixar uma parte importante dessa transformação de fora.

Afinal, todas essas iniciativas dependem de informações confiáveis.

A governança de dados mestres ajuda justamente a criar essa base: regras claras, processos estruturados, responsabilidades bem definidas e tecnologia capaz de sustentar tudo isso.

E não precisa ser um projeto exclusivamente de tecnologia.

É uma mudança na forma como a empresa cria, mantém e utiliza informações importantes para sua operação.

Na AKQUINET Brasil, trabalhamos com Governança e Gestão de Dados Mestres, combinando conhecimento de processos, consultoria especializada e soluções de Master Data Management (MDM).

Para ambientes SAP, o MDM+ BRO oferece uma abordagem integrada ao ERP, com certificação SAP, aderência ao Clean Core e governança multidomínio.

Para empresas que utilizam outros ERPs ou diferentes sistemas, o MUB® oferece uma plataforma SaaS, no-code e AI-driven, capaz de integrar diferentes ambientes e centralizar a gestão dos dados mestres.

Mais do que escolher uma ferramenta, o objetivo é encontrar uma forma de fazer o cadastro funcionar melhor para a realidade da empresa.

Porque governar dados mestres não é apenas organizar informações. É criar uma base mais confiável para que pessoas, processos e sistemas trabalhem na mesma direção.

Conheça as soluções da AKQUINET para Governança de Dados Mestres e descubra qual abordagem faz mais sentido para o ambiente da sua empresa.