A Reforma Tributária está mudando não apenas a forma como as empresas calculam e recolhem tributos. Ela também traz novos desafios para Compras, Suprimentos, Fiscal e Cadastro, especialmente na gestão de fornecedores optantes pelo Simples Nacional.
Com a implementação do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e da CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), conhecer o regime tributário do fornecedor e a forma como esses tributos serão recolhidos ganha importância estratégica. Essas informações podem influenciar o aproveitamento de créditos tributários pelo adquirente e, consequentemente, o custo efetivo de uma contratação.
Nesse contexto, qualidade de dados, saneamento cadastral e monitoramento contínuo deixam de ser apenas questões operacionais. Eles passam a apoiar diretamente decisões tributárias, comerciais e de gestão de fornecedores.
O menor preço será sempre a melhor compra com a Reforma Tributária?
Nem sempre.
Com a Reforma Tributária, comparar somente o preço nominal apresentado pelos fornecedores pode não ser suficiente para identificar a proposta economicamente mais vantajosa.
Isso ganha especial relevância nas negociações envolvendo fornecedores optantes pelo Simples Nacional, pois a forma como IBS e CBS são recolhidos pode interferir no potencial de créditos do adquirente.
No exemplo acima, o fornecedor A apresenta preço de R$ 100 mil, enquanto o fornecedor B apresenta uma proposta de R$ 103 mil. Mesmo sendo R$ 3 mil mais caro nominalmente, o cenário projetado de créditos faz com que o custo efetivo do fornecedor B seja de R$ 93.627, contra R$ 95.380 do fornecedor A.
Nesse cenário, pagar R$ 3 mil a mais no preço de compra representa um custo efetivo R$ 1.753 menor. Para Compras e Suprimentos, a mensagem é importante: preço nominal e custo efetivo podem representar números diferentes.
A análise comercial para 2027 tende, portanto, a exigir maior integração entre informações de Compras, Fiscal e Cadastro.
O que é o chamado Simples Nacional híbrido?
"Simples híbrido" é uma denominação utilizada de forma didática e comercial para representar o cenário em que a empresa permanece enquadrada no Simples Nacional, mas opta pela apuração do IBS e da CBS pelo Regime Regular, fora do DAS.
De forma simplificada, existem duas situações relevantes:
- IBS e CBS dentro do DAS: o adquirente poderá aproveitar créditos limitados ao montante desses tributos efetivamente devido pelo fornecedor dentro desse regime;
- IBS e CBS pelo Regime Regular: o fornecedor realiza a apuração dos novos tributos fora do DAS, e os créditos seguem as regras gerais do novo sistema.
A escolha passa a ter impacto direto na dinâmica tributária da operação. Por consequência, saber como um fornecedor optante pelo Simples Nacional realizará a apuração de IBS e CBS se torna uma informação relevante para determinadas decisões comerciais.
Quais são os prazos para a opção pelo Regime Regular de IBS e CBS para empresas do Simples?
Para o primeiro semestre de 2027, a opção pelo Regime Regular do IBS e da CBS foi entre 1º de setembro e 30 de outubro de 2026. A janela para desistência ocorre entre 3 de novembro e 20 de dezembro de 2026.
Esse calendário exige atenção das empresas porque uma opção identificada durante o período inicial pode sofrer alteração durante a janela de desistência.
Por isso, uma verificação pontual não é suficiente. Compras, Fiscal e Cadastro precisam considerar a necessidade de acompanhar a situação do fornecedor ao longo do período.
Já é possível consultar informações sobre IBS e CBS no Simples Nacional?
Sim.
A consulta de optantes do Simples Nacional já apresenta campos relacionados ao Regime Regular do IBS e da CBS, criando novas possibilidades para monitoramento e gestão das informações tributárias dos fornecedores.
Entre as informações disponibilizadas estão:
A e B - Situação atual no Regime Regular do IBS e da CBS
Os campos "Situação no Regime Regular do IBS" e "Situação no Regime Regular da CBS" demonstram a condição atual da empresa em relação ao regime regular de cada tributo.
Neste momento, é natural que esses campos apareçam como "Não optante". Afinal, na data atual, nenhuma empresa do Simples Nacional está efetivamente operando no chamado Simples híbrido.
Esses campos representam a fotografia do presente. A partir de 2027, passarão a permitir a identificação da situação vigente do fornecedor em relação ao IBS e à CBS.
C - Opções em períodos anteriores pelo Regime Regular do IBS e da CBS
O campo "Opções pelo Regime Regular IBS/CBS em Períodos Anteriores" apresentará o histórico das escolhas realizadas pela empresa.
Essa informação ganhará relevância principalmente a partir do segundo semestre de 2027, considerando que a opção pelo Regime Regular do IBS e da CBS será semestral.
Dessa forma, será possível acompanhar não apenas a situação atual, mas também as mudanças de comportamento do fornecedor ao longo do tempo.
D e E - Eventos futuros para Regime Regular do IBS e da CBS
Os campos "Eventos Futuros por regime - IBS" e "Eventos Futuros por regime – CBS" são, neste momento, os mais relevantes para os compradores.
Eles demonstram se a empresa já formalizou uma opção futura pelo Regime Regular do IBS e da CBS, além da respectiva data de efeito. A estrutura de eventos futuros contempla justamente o regime, a descrição do evento e sua data de vigência.
Na prática, esses campos já permitem identificar fornecedores que fizeram a opção pelo chamado Simples híbrido para o primeiro semestre de 2027, com efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027.
Para esse primeiro período, a opção pode ser realizada entre 1º de setembro e 30 de outubro de 2026. Já a desistência poderá ocorrer entre 3 de novembro e 20 de dezembro de 2026.
Isso significa que a informação disponível após o encerramento do prazo de opção deverá continuar sendo monitorada durante e após a janela de desistência. Uma decisão registrada em outubro ainda poderá ser cancelada posteriormente dentro do prazo legal.
F - MEI Transportador Autônomo de Cargas
A consulta também passou a apresentar o campo "Informações de Períodos como MEI Transportador Autônomo de Cargas".
Trata-se de uma nova informação cadastral disponível na consulta, mas sem relação direta com a opção pelo Regime Regular do IBS e da CBS.
Por que monitorar continuamente os fornecedores do Simples Nacional?
O enquadramento tributário de um fornecedor não deve ser tratado como uma informação estática.
Alterações podem ocorrer por diferentes motivos, incluindo excesso de faturamento, exercício de atividades vedadas, mudanças de CNAE, débitos tributários, irregularidades cadastrais ou descumprimento de obrigações acessórias.
Para a empresa compradora, uma alteração pode impactar premissas utilizadas em negociações e análises tributárias.
Imagine, por exemplo, um contrato negociado considerando determinado potencial de aproveitamento de créditos de IBS e CBS. Uma mudança posterior na condição tributária do fornecedor pode fazer com que a premissa utilizada no cálculo do custo efetivo deixe de corresponder à situação real.
Por isso, monitorar apenas no momento da homologação ou negociação pode não ser suficiente.
A informação precisa ser validada de acordo com sua relevância e com os eventos que possam modificar a condição do parceiro.
Como monitorar fornecedores do Simples Nacional para a Reforma Tributária?
Uma estratégia eficiente pode combinar segmentação da base, consultas públicas, saneamento, enriquecimento de informações, automações, workflows e interação estruturada com fornecedores.
1. Identifique os fornecedores estratégicos
O primeiro passo é determinar quais fornecedores merecem acompanhamento prioritário.
Alguns critérios possíveis são:
- representatividade no spend;
- curva ABC de fornecedores;
- criticidade do produto ou serviço;
- contratos estratégicos;
- baixa possibilidade de substituição;
- frequência de compras;
- recorrência do relacionamento comercial.
A definição deve considerar o contexto e o perfil de risco de cada organização.
O objetivo é direcionar os esforços inicialmente aos fornecedores cujo enquadramento tributário apresenta maior possibilidade de impactar financeiramente a operação.
2. Faça o saneamento e enriquecimento dos cadastros
Depois da segmentação, é importante verificar se os dados existentes nos sistemas internos continuam válidos.
Consultas a fontes públicas, como Receita Federal, CCC e Simples Nacional, podem contribuir para o enriquecimento e saneamento da base.
A análise pode identificar situações como:
- fornecedores que deixaram de ser optantes pelo Simples Nacional;
- alterações cadastrais;
- CNPJs em situações que demandam análise;
- mudanças na situação tributária;
- eventos futuros relacionados ao Simples Nacional;
- opções relacionadas ao Regime Regular do IBS e da CBS.
Essa prática ajuda a transformar o saneamento cadastral em um processo que contribui não somente para a qualidade do dado, mas também para compliance, análise tributária e decisões comerciais.
3. Estruture as informações tributárias no cadastro de fornecedores
Consultar a informação é apenas uma parte do processo. Outro desafio é garantir que os dados relevantes sejam registrados de maneira estruturada e possam ser utilizados pelos processos da organização.
A interação com os fornecedores continua tendo um papel importante, especialmente para complementar informações, esclarecer divergências e apoiar processos de homologação.
Em vez de manter informações críticas dispersas em e-mails, planilhas, documentos ou conversas entre compradores e fornecedores, o ideal é incorporá-las aos processos e cadastros corporativos.
A declaração do fornecedor também pode ser confrontada com dados disponíveis por meio das consultas públicas, reduzindo a dependência de informações exclusivamente autodeclaradas.
Isso permite construir uma fonte de dados mais consistente para Compras, Fiscal, Suprimentos e Cadastro.
4. Monitore o fornecedor durante a janela de opção e desistência
O calendário do primeiro semestre de 2027 exige um cuidado específico.
Como a opção pelo Regime Regular seria realizada até 30 de outubro de 2026 e existe uma janela de desistência entre 3 de novembro e 20 de dezembro de 2026, a informação precisa continuar sendo acompanhada antes da entrada em 2027.
Caso seja identificada uma mudança, a empresa pode avaliar a necessidade de revisar:
- premissas relacionadas aos créditos;
- cálculos de custo efetivo;
- informações do cadastro;
- regras de negócio;
- negociações em andamento;
- contratos e condições comerciais impactadas.
O acompanhamento reduz o risco de tomar uma decisão com base em uma situação tributária que posteriormente tenha sido alterada.
5. Transforme o monitoramento em um processo recorrente
O controle não deve terminar com a chegada de 2027.
Uma estratégia de gestão mais robusta pode estabelecer diferentes pontos de verificação ao longo da relação com o fornecedor.
No cadastro e na homologação
Realizar consultas à Receita Federal, CCC e Simples Nacional e promover interação com o fornecedor quando forem necessárias informações complementares.
No início de cada ano
Executar o saneamento automatizado da base relevante de fornecedores para identificar alterações cadastrais ou tributárias.
Periodicamente
Monitorar os fornecedores registrados como optantes do Simples Nacional para identificar possíveis mudanças de enquadramento e situações relacionadas ao IBS e à CBS.
Em eventos específicos do processo de negócio
As verificações também podem ser relacionadas a eventos dentro dos sistemas corporativos.
Ambientes como SAP e TOTVS, por exemplo, possuem mecanismos que podem ser utilizados na construção de processos orientados a eventos, permitindo associar validações cadastrais a momentos relevantes da operação. O conteúdo da akquinet Brasil cita recursos como SAP Business Workflow Event Manager e TOTVS Event Viewer/Audit Trail Triggers nesse contexto.
A lógica é aproximar a consulta do momento em que o dado efetivamente será utilizado.
Como transformar os dados tributários dos fornecedores em decisões de negócio?
A disponibilidade das informações, por si só, não resolve o desafio.
O maior valor surge quando os dados são conectados aos processos de negócio, regras, workflows e sistemas corporativos.
Dependendo da arquitetura utilizada pela empresa, as informações obtidas por consultas e interações podem alimentar diferentes processos.
Por exemplo:
Regras de negócio: identificação automática de fornecedores que apresentam determinada situação tributária.
Workflows: encaminhamento de exceções para análise de Compras, Fiscal ou Cadastro.
Automações: atualização de determinados atributos do cadastro a partir de informações verificadas.
Dashboards: acompanhamento da evolução da base e identificação dos fornecedores que demandam atenção.
Gatilhos de Compras: realização de verificações em etapas relevantes do processo de aquisição.
Interações com fornecedores: abertura de uma solicitação estruturada sempre que houver divergência ou necessidade de informações complementares.
Dessa forma, o cadastro deixa de funcionar como um repositório estático e passa a assumir um papel mais estratégico, fornecendo informações atualizadas para apoiar decisões operacionais e comerciais.
Quais são os riscos de não manter os cadastros atualizados?
Quando os dados tributários do fornecedor estão incorretos, desatualizados ou dispersos em diferentes sistemas, algumas decisões podem ser tomadas com base em premissas que não refletem a realidade.
Entre os possíveis impactos estão:
- avaliações inadequadas do custo efetivo;
- utilização de informações fiscais desatualizadas;
- aumento do esforço manual das equipes;
- divergências entre Compras, Fiscal e Cadastro;
- dificuldade para monitorar uma grande quantidade de fornecedores;
- necessidade de revisão posterior de análises ou negociações;
- maior exposição a riscos fiscais e cadastrais.
A qualidade dos dados, portanto, assume uma dimensão estratégica no contexto da Reforma Tributária.
Perguntas frequentes sobre Simples Nacional, IBS e CBS
Fornecedores do Simples Nacional poderão gerar créditos de IBS e CBS?
Sim. Quando IBS e CBS forem recolhidos dentro do DAS, o adquirente poderá aproveitar créditos limitados ao montante desses tributos efetivamente devido pelo fornecedor nesse regime. Quando houver opção pelo Regime Regular de CBS e IBS, o tratamento dos créditos seguirá as regras gerais aplicáveis ao novo sistema.
O que significa Simples Nacional híbrido?
Simples híbrido é uma denominação didática utilizada para o cenário em que a empresa continua optante pelo Simples Nacional, mas realiza a apuração de IBS e CBS pelo Regime Regular, fora do DAS.
É possível consultar se um fornecedor optou pelo Regime Regular de IBS e CBS?
Sim. A consulta do Simples Nacional apresenta campos relacionados à situação no Regime Regular do IBS e da CBS, além de informações sobre opções anteriores e eventos futuros.
Qual é o prazo de opção para o primeiro semestre de 2027?
Para o primeiro semestre de 2027, a opção pelo Regime Regular do IBS e da CBS pode ser realizada entre 1º de setembro e 30 de outubro de 2026.
Qual é o período de desistência?
A janela de desistência referente ao período considerado ocorre entre 3 de novembro e 20 de dezembro de 2026.
É suficiente verificar a situação tributária do fornecedor uma única vez?
Não. Além das possibilidades relacionadas às janelas de opção e desistência, o enquadramento do fornecedor pode sofrer alterações ao longo do tempo. Por isso, um processo de monitoramento recorrente ajuda a manter as informações utilizadas pela empresa atualizadas.
Como a akquinet Brasil pode ajudar?
Com a Reforma Tributária, qualidade de dados, automação, governança cadastral e monitoramento de fornecedores passam a ter conexão ainda maior com as decisões fiscais, comerciais e operacionais das empresas.
A akquinet Brasil atua com soluções de Master Data Management (MDM) e governança de cadastros que ajudam as organizações a estruturar processos de saneamento, enriquecimento, homologação e monitoramento de fornecedores.
Com soluções como MDM+ BRO e Portal BRO, utilizando recursos como Data Quality, Processamento Massivo, Consultas Públicas, Homologação de Parceiros, Portais Externos e Dashboards, as empresas podem estruturar processos para melhorar e acompanhar os dados relevantes da base de parceiros.
O MUB também pode apoiar esse cenário por meio de recursos relacionados a Consultas Públicas, Homologação de Parceiros, Portais Externos e Dashboards, contribuindo para transformar verificações pontuais em processos mais estruturados.
Na prática, é possível combinar consultas públicas, automações, workflows, regras de negócio e interação estruturada com fornecedores, criando um modelo de gestão no qual informações tributárias e cadastrais possam ser verificadas, atualizadas e utilizadas pelos processos corporativos.
Em vez de depender de dados espalhados entre planilhas, e-mails e sistemas, as empresas podem construir uma base mais confiável para apoiar Compras, Fiscal, Suprimentos e Cadastro.
A Reforma Tributária exige mais do que adaptar cálculos fiscais. Ela também exige dados mestres confiáveis para sustentar as novas regras e decisões de negócio.
Quanto antes as empresas estruturarem seus processos de saneamento, enriquecimento e monitoramento, maior será a capacidade de entrar em 2027 com informações consistentes e processos preparados para o novo cenário.
Sua empresa está preparada para transformar os novos dados tributários dos fornecedores em decisões mais seguras?
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Sobre a akquinet Brasil
Somos especialistas em governança de cadastro e soluções de Master Data Management (MDM). Como parte do grupo alemão AKQUINET, estamos presentes no Brasil desde 2012, desenvolvendo e implementando uma ampla gama de projetos para clientes de variados setores como varejo, indústria, agronegócio, farmacêutico, entre outros. Com uma equipe experiente e altamente qualificada, nos consolidamos como uma referência no mercado, oferecendo soluções como o MDM+ BRO, add-on certificado SAP para ambientes ECC e S/4HANA, e o MDM+ MUB, plataforma SaaS para outros ERPs, além de serviços de consultoria especializada em governança de cadastros e processos.